Por concepto básico la rutina es una costumbre de hacer algo de manera determinada, regular, periódica y hasta repetitiva a lo largo del tiempo; y aunque esté hábito repetitivo genera destrezas y aprendizajes que resultan útiles en procesos de controles diarios, también son nocivos si al hacer lo mismo y de la misma forma perdemos de vista las oportunidades de mejora, miramos pero no observamos o dejamos de hacer controles efectivos y legalizamos los riesgos con las nuevas rutinas no reguladas.
Los procesos y procedimiento se planifican, se analizan , se implementan, se auditan y se mejoran para evitar riesgos o impactos negativos. Estos deberían cumplir su función, hasta que por temas particulares o situaciones puntuales son cuestionados si son eficientes y/o prácticos, y por tanto en ese momento se resquebraja la efectividad de un control, fomenta el relajo del mismo, produce una rutina de control disfrazada y su propósito original cambia convirtiéndolo en la nueva rutina hasta que sucede un incidente y es cuando los mismos que produjeron el cambio cuestionan el por qué se generó riesgo.
La consecuencia de una rutina que no es constantemente monitoreada va a generar riesgo porque con el tiempo cambian, se mutan, se combinan, generan gritas que a simple vista no son percibidos y que al hacer lo mismo , es decir, la rutina en sí misma, nubla lo que pudiera estar generando, que básicamente será un riesgo del cual no se puede medir el daño directo, indirecto o colateral hasta que sucede por falta de supervisión o por no aplicar el proceso de control llamado auditoría de estándares.
Las rutinas generan riesgos, y se agravan cuando su proceso de control es manual, porque depende del interés de quien lo ejecuta, de las ganas de realizarlo, de la disciplina que ejerce, de la constancia, del compromiso, del sentido de pertenencia, de la integridad, vale,decir de muchos factores que pueden variar su eficiencia. Incluso las presiones externas o internas, el grado de influencia, el beneficio, la complacencia juegan un rol determinante. Por ello siempre recomendaremos sistematizar con procesos duales y electrónicos a través de la transformación digital, porque no se duerme, no se colude y siempre se generará un registro.
Luis Molina
Director Ejecutivo
M&M Security Audit
www.mymsecurityaudit.com
